Hieronder vind je het eerste deel van dit artikel. Wil je het volledige artikel lezen? Klik dan hier.
Damen, N & van Dijk, J. (2018) – RONT Management Consultants.
FRAM: een nieuwe methode om grip te krijgen op de huidige complexe en dynamische processen op de werkvloer.
Traditionele manieren van organiseren zijn vaak gestoeld op het opvolgen van richtlijnen en protocollen. De aanname die hieraan ten grondslag ligt is dat werk voorspelbaar en te plannen is. De werkelijkheid is complexer en weerbarstiger. Functional Resonance Analysis Method (FRAM) is een nieuw perspectief om de huidige complexe en dynamische processen op de werkvloer beter te kunnen begrijpen en aan te kunnen sturen. Centraal binnen de FRAM-methodiek staat het feit dat professionals zich continu moeten aanpassen aan wisselende omstandigheden. Met FRAM wordt inzichtelijk hoe de aanpassingen in het dagelijks werk kunnen leiden tot zowel gewenste als (onbedoelde) en ongewenste uitkomsten. De methode geeft ook inzicht in hoe professionals met elkaar interacteren in het proces en welke gevolgen dit heeft voor bepaalde uitkomsten. Inzicht in het daadwerkelijke reilen en zeilen op de werkvloer is een waardevolle bron van informatie en brengt zowel best practices als mogelijke risico’s aan het licht.
FRAM is door wetenschappers in het veiligheids- en organisatiedomein omschreven als ‘een veelbelovende stap voorwaarts’. Het is toepasbaar in uiteenlopende situaties. Het uitgangspunt is de wens om aan te sluiten bij de gewoontes, routines en gebruiken van de werkvloer en te leren van de dagelijkse praktijk. FRAM is uitermate geschikt voor het inzichtelijk maken van complexe systemen met veel onderlinge afhankelijkheden en verbanden, zoals ketensamenwerking.
FRAM: betekenisvol inspelen op verwachte en onverwachte gebeurtenissen, met de werkvloer als vertrekpunt.
We leven niet in een perfecte wereld waar altijd alles volgens plan verloopt. Dat is maar goed ook, want dat zou het leven behoorlijk eentonig maken. Hetzelfde geldt voor het werk dat we doen. De menselijke factor is een belangrij ke reden dat diensten nooit op een uniforme manier worden verleend. Iedere situatie is anders, iedere cliënt is anders, iedere professional is anders. En dat betekent dat het werk – binnen een zekere bandbreedte – altijd variabel is. Met andere woorden, processen in werk zijn non-lineair.
Dat niet alles loopt zoals van te voren is bedacht, klinkt misschien als een open deur. Toch nemen veel organisaties uitgebreide procedures en werkbeschrijvingen nog altijd als uitgangspunt. Ook kwaliteit- en veiligheidsmanagement richten zich van oudsher op het opvolgen van richtlijnen en protocollen en op het achterhalen van oorzaken van fouten.
De omgeving is dynamisch
Deze traditionele visie op organiseren, staat haaks op de trends in de moderne wereld die een beroep doen op wendbaarheid (agility) van organisaties. Ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op. Van organisaties wordt verwacht dat ze flexibel en weerbaar zijn en zich kunnen aanpassen aan de dynamiek van alledag. Organisaties moeten kunnen functioneren onder verwachte en onverwachte omstandigheden. Daarbij moeten professionals kunnen inspelen op wensen en verwachtingen van klanten. Dergelijke wensen en verwachtingen dienen zich vaak pas aan op het moment van de interactie: een patiënt is gespannen en er is daarom net even wat extra tijd nodig bij de voorbereiding op een ingreep. Dit betekent dat een organisatie veerkrachtig moet zijn. Bij veer krachtig organiseren is aanpassingsvermogen de sleutel. Doen wat nodig is op een specifiek moment en inspelen op steeds weer veranderende situaties. Als je als organisatie veerkrachtig wilt kunnen handelen, dan heb je dus mede werkers nodig die 3 zich kunnen aanpassen aan de situatie in plaats van medewer kers die rigide vasthouden aan werk processen en protocollen.
Het werkveld is complex
In de huidige tijd worden organisaties en systemen ook steeds complexer. Neem de gezondheidszorg: ketensamenwerking speelt in deze sector een belangrijke rol, met elkaar moet het werk vormgegeven worden ondanks uiteenlopende partijen en belangen. Er moet dan ook snel en veel geschakeld worden. Een lineaire manier van denken, die veronderstelt dat werk voorspelbaar en te plannen is, is hier niet langer toereikend.
Waarom dit whitepaper?
In de whitepaper staan we stil bij de consequenties van de traditionele, lineaire manier van organiseren en doen we een voorstel voor een veerkrachtige manier van organiseren die recht doet aan de complexiteit en non-lineariteit van huidige organisaties en systemen. Daarmee bieden we een nieuw perspectief waarmee je complexe en dynamische processen beter kunt begrijpen en aansturen.