FRAM staat voor ‘Functional Resonance Analysis Method’ en is een methodiek om processen te visualiseren zoals deze in de alledaagse praktijk op de werkvloer worden uitgevoerd. Met deze procesvisualisatie, het FRAM-model, wordt de basis gelegd voor het maken van betekenisvolle afspraken en het in gang zetten van praktisch haalbare verbeterinitiatieven, die passend zijn bij de situatie op de werkvloer. In een FRAM-model worden niet alleen de belangrijkste stappen waaruit een proces bestaat beschreven, maar ligt de nadruk ook op de specifieke rol die alle betrokkenen in het proces vervullen en hun onderlinge interacties en afhankelijkheden. Een FRAM analyse geeft daarmee goed inzicht in hoe een proces daadwerkelijk op de werkvloer verloopt, met aandacht voor onder meer ‘good practices’, efficiëntie, knelpunten en mogelijke risico’s. De methodiek sluit aan bij het gedachtegoed van Lean en ‘Appreciative Inquiry (AI)’ (waarderend onderzoeken), waarbij het stimuleren van de veerkracht van professionals en datgene wat op de werkvloer goed gaat het uitgangspunt vormt.
FRAM veronderstelt dat systemen, zoals de gezondheidszorg, complex en dynamisch zijn. Omdat omstandigheden voortdurend wisselen en vaak niet perfect (volgens het boekje) zijn, is het essentieel dat professionals hun werk continu aan de situatie aanpassen. Het zijn precies deze aanpassingen die leiden tot zowel de gewenste als de ongewenste uitkomsten. In een FRAM model worden de belangrijkste activiteiten van een werkproces weergegeven in zeshoekjes (hexagons). Om de activiteit verder te specificeren worden ook aspecten zoals tijd, voorwaarden en bronnen nader beschreven (zie figuur 1, hiernaast).
Informatie over de activiteiten en hun specifieke aspecten wordt verkregen door semigestructureerde interviews met alle verschillende professionals betrokken bij het proces dat onderzocht wordt. In deze interviews ligt de focus op dagelijkse activiteiten, routines en gebruiken, waardoor duidelijk wordt hoe specifieke activiteiten binnen een proces er normaal gesproken uitzien, en hoe samenwerking en afstemming hierover plaatsvindt. Voorbeeld interviewvragen staan in tabel 1.
Work-as-imagined
Als start voor een FRAM-analyse wordt een ‘work-as-imagined (WAI)’ FRAM model gemaakt, waarin een proces gevisualiseerd wordt zoals dit volgens voorgeschreven procedures of bedachte plannen zou moeten verlopen. Geldende (inter)nationale richtlijnen, lokale (onderzoeks)protocollen en indien nodig gesprekken met management vormen de input voor dit model.
Work-as-done
Om inzicht te krijgen in hoe een proces in de dagelijkse praktijk verloopt, worden semigestructureerde interviews met alle betrokken professionals gehouden. Op basis van de input uit de interviews, wordt een ‘work-as-done (WAD)’ FRAM-model opgesteld, waarin het proces wordt gevisualiseerd zoals dit in de dagelijkse praktijk gebeurt. In het WAD FRAM-model worden de belangrijkste stappen of activiteiten waaruit het proces bestaat beschreven, weergegeven in de zeshoekjes. Daarnaast geeft het model de onderlinge interacties tussen de betrokken disciplines weer, en de invloed van deze interactie op uitkomsten in het proces.
Dialoogsessie(s)
Na analyse van de WAD, bespreken betrokken professionals in dialoog met elkaar hoe dat wat goed gaat in het proces verder versterkt kan worden en hoe mogelijke aandachtspunten verbeterd kunnen worden. Professionals bedenken hierbij verbeterinitiatieven die passend zijn en haalbaar in de dagelijkse praktijk.
Toepassingen van FRAM
FRAM kent vele toepassingen, waaronder optimalisatie van complexe, multidisciplinaire processen. Daarnaast kan de methodiek behulpzaam zijn bij zowel ontwikkeling als implementatie van beleid, waarbij inzicht in de ‘work-as-done’ de basis biedt voor het succesvol ontwikkelen en toepassen van beleid. En tot slot wordt FRAM in toenemende mate ingezet voor incident- en calamiteitonderzoek, hetgeen ook door IGJ ondersteund wordt.
Wilt u graag met FRAM aan de slag? Bekijk ons trainingsaanbod!